Die Entscheidung zwischen einem Cloud-PMS und einem On-Premise-System kann schwierig sein. Egal, wofür Sie sich entscheiden, Ihre Immobilie wird immer von einem property management .

Diese Tools vereinfachen Buchungen, Transaktionen, Housekeeping und mehr. Aber wäre ein Cloud- oder ein lokaler Ansatz besser für Ihre Immobilie? In diesem Beitrag helfen wir Ihnen bei der Entscheidung.

Was ist ein Cloud-PMS?

Beim Cloud Computing wird komplexe Software auf einem entfernten Server gehostet. Auf diese können Sie über das Internet zugreifen, in der Regel gegen eine Abonnementgebühr. Mit einem Cloud-PMS können Sie komplexe Buchungen verwalten vollständig online verwalten, mit minimaler IT-Wartung.

Im Gegensatz dazu wird ein Vor-Ort-PMS auf den lokalen Servern Ihrer Immobilie installiert. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie möglicherweise Ihre Infrastruktur aufrüsten, und Sie brauchen wahrscheinlich ein IT-Team, das Ihnen zur Seite steht. Der Vorteil von Vor-Ort-Systemen ist, dass sie mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bieten, die auf Ihre betrieblichen Anforderungen zugeschnitten sind.

Cloud-PMS-Optionen werden in der Beherbergungsbranche immer beliebter, und das aus gutem Grund. Diese Lösungen sind oft billiger, effizienter und flexibler. Bevor Sie sich für ein PMS-Tool entscheiden, müssen Sie jedoch eine Bestandsaufnahme Ihrer Immobilie und ihrer Bedürfnisse vornehmen.

Cloud vs. PMS vor Ort: Die wichtigsten Unterschiede

Cloud- und property management haben viele Gemeinsamkeiten. Zum Beispiel erfüllen sie dieselben wichtigen Aufgaben und konzentrieren sich auf technische Lösungen. Dennoch haben diese Tools unterschiedliche Funktionen und Spezialitäten. Unser ausführlicher PMS-Vergleich kann Ihnen zeigen, welches System für Sie besser geeignet ist. Hier sind die sechs wichtigsten Unterschiede zwischen PMS-Software, die Sie im Auge behalten sollten:

1. Einsatz

• Cloud-PMS-Tools existieren ausschließlich auf externen Servern, mit denen Sie sich über das Internet verbinden. Ihr Team kann sich von überall aus mit einer Reihe von Geräten anmelden und ist nicht auf eine komplexe Infrastruktur oder aufgerüstete Server angewiesen.
• Vor-Ort-Systeme müssen lokal installiert und gewartet werden. Softwareprobleme erfordern in der Regel internen IT-Support, während Cloud-Anbieter Fernsupport und Systemüberwachung anbieten.

2. Kosten

• Ein vor Ort installiertes PMS erfordert in der Regel hohe Vorauszahlungen, was für kleine oder preisgünstige Immobilien unpraktisch sein kann. Außerdem müssen Sie für die zusätzliche Wartung bezahlen. Cloud-PMS-Tools haben in der Regel ein Abonnementmodell mit geringeren monatlichen Gebühren.
• In beiden Fällen müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen, eine weitere große Ausgabe. Sie müssen wissen, wie sie das System nutzen können, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Mit einer Cloud-Lösung können Sie sich diese training leichter leisten.

3. Sicherheit

• Sowohl Cloud- als auch lokale Tools arbeiten mit sensiblen Daten und erfordern eine beeindruckende Cybersicherheit, so dass sie ein unangreifbares System und mehrere Backups benötigen. Bei einem lokalen Tool sind Sie für die Einrichtung der internen Sicherheit verantwortlich.
• Cloud-Anbieter kümmern sich um die Sicherheitsvorkehrungen ihrer Produkte, und da diese vielen nutzer gleichzeitig dienen, ist auch ihre Sicherheit oft stärker. Sie erhalten ein PMS-Tool, das die Datenschutzstandards des Verteidigungsministeriums erfüllt.

4. Aktualisiert

• Ein Vor-Ort-System erfordert manuelle Updates - das IT-Team muss diese möglicherweise sogar selbst auf jedem Gerät installieren. Wenn das Tool an Komplexität zunimmt, benötigen Sie möglicherweise auch eine zusätzliche IT-Infrastruktur, was möglicherweise nicht praktikabel ist.
• Cloud-PMS-Tools verfügen oft über automatische Updates, so dass Sie sofort auf die neuesten Funktionen des Produkts zugreifen können. Diese Systeme verwenden auch Fehlerberichte von möglicherweise Tausenden von nutzer, d.h. sie beheben Probleme und Fehler, bevor Sie sie bekommen.

5. Abhängigkeit

• Cloud-PMS-Tools benötigen einen Internetzugang, um zuverlässig zu funktionieren. Wenn Sie jedoch ein plötzliches Wi-Fi-Problem haben, können Sie möglicherweise eine eingeschränkte Offline-Version verwenden. Ihr System sollte sich automatisch aktualisieren, sobald Sie wieder online sind.
• Technische Lösungen vor Ort funktionieren in der Regel ohne durchgängiges Internet und sind nicht auf die Verbindung eines Cloud-Anbieters angewiesen. Seriöse Cloud-Dienste haben jedoch in der Regel eine hohe Betriebszeit (in der Regel über 99%).

6. Integration

• Cloud-Systeme sind breit gefächert und modular aufgebaut. Das bedeutet, dass Ihr Cloud-PMS mit Hunderten von anderen Tools oder Diensten verbunden werden kann. Möglicherweise verfügen sie sogar über einen integrierten channel manager der Ihre Präsenz bei Online-Buchungsagenturen überwacht.
• Die Integration von Drittanbietertechnologien in ein lokales PMS könnte schwieriger sein. Möglicherweise benötigen Sie eine benutzerdefinierte Lösung, um über die gängigste Begleitsoftware und Agenten hinaus eine Verbindung herzustellen. Letztendlich ist ein Cloud-Tool anpassungsfähiger.

Entscheidung zwischen Cloud- und On-Premises-PMS-Lösungen

Wenn man diese Unterschiede berücksichtigt, haben Cloud-Systeme viele Vorteile gegenüber den meisten internen PMS-Systemen. Sie sind zuverlässig, sicher, kostengünstig und flexibel. Obwohl sie einen Internetzugang benötigen, sind sie oft die erste Wahl.

Cloud-Lösungen sind besonders bei kleineren Unternehmen beliebt - auch bei Immobilien mit kleinem Budget. Wenn Sie auf ein PMS vor Ort sparen, kann das bedeuten, dass Sie in der Zwischenzeit Geld verlieren, zumal diese Systeme bis zu 20.000 $ (und sogar mehr) kosten.

Es gibt jedoch einige Situationen, in denen ein PMS vor Ort besser wäre. Zum Beispiel kann es für Immobilien in abgelegenen Gebieten schwierig sein, online zu bleiben. Auch Immobilien mit komplexeren Arbeitsabläufen benötigen möglicherweise eine wirklich individuelle Lösung.

Was die tatsächlichen Funktionen angeht, gibt es nur wenige Unterschiede zwischen PMS-Software. Die meisten modernen Tools sollten über folgende Funktionen verfügen dynamische Preisgestaltung und Skalierbarkeit gehören zum Standard. Der Hauptunterschied liegt darin, wie diese Tools diese Funktionen nutzen, um mehr Komfort zu bieten.

Mythen über Cloud PMS ausräumen

Wenn Sie sich für ein Cloud-PMS im Vergleich zu einem On-Premise-Tool entscheiden, ist es wichtig, dass Sie die richtige Entscheidung treffen und sicherstellen, dass Sie das volle Potenzial der Cloud-Software verstehen. 

Ein häufiger Kritikpunkt an Cloud-PMS-Tools ist, dass sie nur mit einem stabilen Server funktionieren. Hochwertige Anbieter versprechen jedoch eine Betriebszeit von über 99% - kann eine lokale Lösung das auch von sich behaupten?

Ein hausinternes Tool ist oft individueller als ein Cloud-PMS, obwohl Cloud-Systeme über umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten verfügen. Sie können immer noch ein Setup erstellen, das zu Ihrer Immobilie passt, z. B. über TechnologieGast.

Abschließend möchten wir noch einmal darauf hinweisen, dass Cloud-Dienste technisch gesehen nicht online sind. Ihr Haus kann die meisten Funktionen des Systems auch bei einem Internet-Ausfall nutzen. 

Abschließende Gedanken

Ein cloudbasiertes PMS ist für das schnelllebige Beherbergungsgewerbe von heute oft die klügere Wahl - es bietet Flexibilität, niedrigere Anschaffungskosten und nahtlose Integrationen. Und mit robuster Sicherheit, automatischen Updates und skalierbaren Funktionen ist es eine Investition, die mit Ihrem Unternehmen wächst.